会議では、さまざまな意見が出され、対策が決まり、担当者も決まる。 それなのに、会議が終わると実行されない。あるいは、実行しても期待した成果につながらない。 このような状況に心当たりはないでしょうか。
こうした問題が起きると、多くの場合、実行力や担当者の意識に原因を求めがちです。しかし、本当に見直すべきなのは、対策の実行方法だけなのでしょうか。
成果につながる意思決定を行うためには、解決策を考える前に、「そもそも何を解決すべきなのか」という問題の捉え方を確認することが重要です。
会議で対策を決める際、目の前で起きている現象に対して、すぐに解決策を考えてしまうことがあります。
しかし、目に見えている現象が、本当に解決すべき問題とは限りません。
例えば、売上が伸び悩んでいる場合でも、その原因は営業活動の不足なのか、商品・サービスの魅力なのか、顧客ニーズの変化なのかによって、取るべき対策は大きく異なります。
問題の捉え方が違えば、選ぶ解決策も変わります。問題の本質を十分に捉えないまま対策を決めても、期待した成果にはつながりません。
まずは、目の前の現象だけで判断せず、「何が本当の問題なのか」「何を解決すれば望む成果に近づくのか」を考える必要があります。
会議に参加する人が、それぞれ異なる目的や成果をイメージしていると、同じ問題について話し合っていても、認識にずれが生じます。
例えば、業務改善を議論する場合、ある人は作業時間の短縮を重視し、別の人はミスの削減を重視し、さらに別の人は顧客満足度の向上を目指しているかもしれません。
それぞれの考え方に間違いがあるわけではありません。しかし、目指す成果が共有されていなければ、対策の優先順位や判断基準も一致しません。
重要なのは、会議の参加者が「何を実現するための議論なのか」を共有することです。
目指す成果が明確になることで、意見や対策を同じ方向に向けることができます。
会議では複数の解決策が提案されることがあります。その中から、どの対策を選ぶのか。ここで重要になるのが判断基準です。
例えば、費用を優先するのか、効果を優先するのか、実行の速さを重視するのかによって、選択する対策は変わります。
判断基準が曖昧なままでは、声の大きい人の意見や、その場で実行しやすい対策が採用されてしまう可能性があります。
対策を決める前に、「何を基準に選ぶのか」「その対策は目指す成果につながるのか」を確認することが大切です。
判断基準を共有することで、会議での意思決定に一貫性が生まれます。
問題を捉え、目指す成果を共有し、判断基準に基づいて対策を決めたら、次は実行につなげる段階です。
ここで曖昧さを残してはいけません。
これらを明確にすることで、会議で決めたことが具体的な行動に変わります。
また、実行後には、当初目指していた成果に近づいているかを確認することも必要です。期待した結果が得られなければ、実行方法だけでなく、問題の捉え方や判断基準そのものを見直すことも重要です。
会議で決めたことが実行されないとき、担当者の意識や行動力だけに原因を求めていないでしょうか。
もちろん、実行するための仕組みや役割分担も重要です。しかし、その前提として、何を解決すべきなのか、何を目指すのか、何を基準に判断するのかが明確になっていなければ、適切な対策を選ぶことはできません。
成果を変えるには、対策を変える前に、問題の捉え方を見直す。
会議の進め方や意思決定の質を高めるために、まずはこの視点から見直してみてはいかがでしょうか。
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